Ni som behöver intyg eller någon form av ‘Letter of recommendation’ inför utlandsstudier, stipendier, internship, studentvisum etc. som ska skrivas på av mig så kommer här lite information.

Läs igen denna text noga så tror jag att det finns svar på många av dina frågor. Detta baseras helt på mina och era erfarenheter från tidigare år och kan ses som en typ av FAQ. Idén är att vi försöker göra det enkelt för varandra så att så många som möjligt hinner få sina intyg i god tid!

• Det är i normala fall väldigt svårt att få fysiska påskrifter efter terminstid eftersom jag brukar vara på konferens och ha semester under sommaren. Så räkna inte med att det går att få fysiska påskrifter långt efter terminstid. Detta gäller speciellt er som behöver visum. Det kan ta lång tid att få era visum, så kolla upp alla regler så fort som möjligt!
• Prata med studenter som varit på utbyte tidigare vid samma universitet eller i samma land, de kan ge er bra information om vad som behövs för att skaffa visum, bostad etc.
• Räkna med att jag kan behöva upp till en vecka för att fixa intyget åt er, så försök vara ute i god tid så att ni hinner hämta det på mitt kontor innan ni far hem inför sommaren eller julen. Speciellt efter terminstid i början av sommaren ägnar jag min tid åt forskning, oftast på annan ort.
• Meddela alltid om ni behöver det i original eller om en scannad kopia fungerar.

Här kommer lite information om olika typer av intyg.

• Behöver du ett generellt intyg?
  • Kolla först vilka typer av intyg ni själva kan skriva ut från Ladok, många typer av generella intyg går att skriva ut på både svenska och engelska via Studentwebben. Detta gäller t.ex. studieutdrag eller registreringsutdrag.
  • I vissa fall måste de utskrivna intygen antigen skrivas på eller stämplas. Om detta behövs, så kan studieadministratörerna (oftast) hjälpa till med detta, annars hör ni av er till mig så kan jag hjälpa till med påskrift och stämpel.
• Om ni behöver ett individuellt skrivet intyg så kommer här lite information:
  • Ni skriver själva ett helt färdigt utkast till ert eget intyg. Prata gärna med de som gjort det tidigare, de vet vad som ska inkluderas och hur det ska skrivas för att passa just ditt land eller universitet.
  • Inkludera alltid fullständigt namn (i många fall är det viktigt att det är exakt samma namn som är inskrivet i ert Pass) på intyget. Även personnummer (som ÅÅÅÅMMDD-YYYY) är viktigt eftersom det kopplar till er identitet på de intyg som ni skickar med!
  • Var noga med formuleringar, vissa mottagare och länder är väldigt petiga med detta. Använd er av färdiga eller liknande formuleringar som redan har skrivits av tidigare utbytesstudenter och har fungerat i olika situationer. Det minimerar också tiden som vi behöver bolla intyget fram och tillbaka med de som ska vara mottagare.
  • Skriv ett formellt korrekt språk som känns värdigt för ett intyg från ett svenskt universitet (både för er egen skull, men även för min skull om ni vill att jag ska skriva på utan diskussion).
  • Rättstavat och grammatiskt korrekt. Be kompisar, syskon, föräldrar, partner eller någon annan att läsa igenom och rätta upp er text så att det både låter och känns bra vad gäller språket.
  • Skriv inte osanningar. Skriv det som krävs och utveckla det på ett bra och ärligt sätt. Jag kommer självklart inte att skriva på intyg där ni skriver saker som uppenbart inte är sanna.
  • Formateringen brukar vara viktig när det ska skickas till utländska myndigheter eller lärosäten.
    • Bry er inte om att skapa en brevmall. Jag lägger in det i en officiell brevmall från Umeå universitet (vilket brukar vara viktigt när man skickar intyg till andra länder), jag skriver under det och trycker dit en stämpel (vilket många utländska mottagare kräver för att garantera äktheten av intyget). Det är därför väldigt viktigt att ni mailar texten till mig i ett Word-dokument (eller något som enkelt går att editera i Word), så att det inte blir några konstigheter när jag kopierar över er text.
    • Om informationen ska postas i ett online-formulär av mig så är det viktigt att ni skickar över allt som ska in i formuläret och är det olika delar så är det viktigt att ni lägger in rätt text under rätt rubrik i ert dokument så att det inte blir fel.
    • Om det är en speciell blankett så se till att ni skriver in texten på blanketten (kolla gärna texten med mig innan, speciellt om ni måste skriva för hand på blanketten), så skriver jag sedan under och stämplar er blankett.
    • Stämplar är ett sätt för utländska lärosäten och myndigheter att avgöra äktheten av ett intyg. Alla intyg som jag får in i tid (dvs. inom terminstid när jag är på kontoret) och som jag skriver på, kommer att stämplas med universitetets officiella stämpel.
• Det finns några specialfall som vi känner till
  • Sydkorea. Vissa universitet kräver att Rektor (eller ställföreträdande för Rektor) på universitetet skriver på. Det kommer inte rektor att göra. Men då skriver man att rektor är borta och att jag är “ställföreträdande” i det här fallet. Men var noga med hur formuleringarna ska vara kring att det inte är rektor (Vice Chancellor) som skriver på utan en annan anställd. Här är ett förslag på formulering som använts till olika universitet i Sydkorea:
    • “The vice chancellor of the university is unfortunately on vacation and it is not possible to get a letter of recommendation from him at this time. Therefore, this letter of recommendation is from Ass/Prof Thomas Mejtoft, the Program Director of the Master of Science study program in Interaction Technology and Design, which <Name Nameson> (Swedish personal identity number: YYYYMMDD-ZZZZ), is admitted to.”
  • Japan. Många japanska universitet brukar vilja att man använder en speciell blankett, som ska fyllas i, signeras och stämplas. Ni fyller i allt själva enligt ovan och skickar över.
    Vissa japanska universitet har börjat med en digital tjänst, där intyget ska laddas upp av den som intygar (dvs. av mig). Samma gäller här, ni skriver blanketten som ska laddas upp. Några saker som är viktiga: Ni måste explicit skriva vilken email-adress ni använt i systemet eftersom samma email-adress måste skrivas in när intyget registreras. Meddela gärna också från vilken adress som formuläret kommer att skickas så att jag kan lägga till den adressen i spam-filtret. Kolla gärna med mig att jag fått formuläret när det borde ha kommit.
  • Om ni känner till andra bra exempel som ska listas här, kontakta mig!

Jag kommer inte att skriva på slarvigt skrivna texter med grammatiska fel, stavfel eller texter som innehåller överdrivna påståenden eller saker som inte jag kan stå för! Dessa går i retur för putsning!

Lycka till!

//Thomas.

Tillgodoräknande

Information om tillgodoräknande och vilka dokument som behövs för att kunna tillgodoräkna sig kurser från utlandsstudier finns här. Glöm inte bort att hämta intyg på dina studier när du slutar på universitetet och spara även kursplaner för de kurser som du har läst, dessa kan behövas senare.

(First published by Thomas Mejtoft: 2017-04-13; Last updated: 2023-04-05)